Не дивлячись на війну, ДПС продовжує «воювати» з ФОПами, ускладнювати та формалізувати їх діяльність.
ДПС обдзвонює ФОПів та нагадує про штрафні санкції про незастосування реєстраторів розрахункових операцій у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг з 01 жовтня 2023 року.
Тому, вважаємо за доцільне нагадати про особливості документування у ФОПів.
Відповідно до положень п. 44.1 ПКУ для цілей оподаткування, платники податків зобов'язані вести облік доходів, витрат й інших показників, пов'язаних із визначенням об'єктів оподаткування та/або податкових зобов'язань, на підставі первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності, інших документів, пов'язаних з обчисленням та сплатою податків і зборів, ведення яких передбачено законодавством.
І це правило повною мірою стосується ФОП, які також повинні для облікових цілей мати належне документальне підтвердження своєї діяльності (роз'яснення ДПС від 31.05.2021 р.).
У загальному випадку для ФОП достатньо вести облік доходів та витрат.
Якщо ФОП має бажання деталізувати обліковий обов'язок – він під час ведення обліку запасів може керуватися положеннями П(С)БО (див. ІПК від 11.03.2019 р. № 962/6/99-99-13-01-04-15/ІПК і від 05.06.2018 р. № 2469/С/99-99-13-01-02-14/ІПК).
Відповідно до Закону про бухоблік та Положення № 88 первинні документи повинні мати такі обов'язкові реквізити:
І про необхідність ФОП дотримуватися цих загальнооблікових вимог під час документування своєї діяльності традиційно кажуть також податківці (роз'яснення з категорії 104.05 розділу "Запитання – відповіді з Бази знань" ЗІР (zir.tax.gov.ua).
Якщо мова йде про підтвердження розрахункових операцій – слід зважати на вимоги ст. 19 Закону про РРО та Положення № 13.
Тож, якщо для ФОП встановлена вимога щодо наявності саме розрахункового документа, варто керуватися саме спеціальними вимогами.
Серед підтверджуючих документів для облікових цілей ФОП є також і платіжні документи, що підтверджують факт утримання податку на доходи фізичних осіб (військового збору) та перерахування його до бюджету, а також відомості з Розрахунку (див. роз'яснення ДПС із категорії 104.08 розділу "Запитання – відповіді з Бази знань" ЗІР (zir.tax.gov.ua)).
Всю первинку ФОП має не лише роздобути й оформити, а ще й зберігати належним чином. У загальному випадку – 1095 днів із дати подання звітності, до якої входять дані документа. Однак, з огляду на карантинне зупинення строків, податківці радять узагалі не поспішати зі знищенням документів (див. ІПК ДПС від 02.07.2021 р. № 2606/ІПК/99-00-04-03-03-09).
У разі якщо ФОП співпрацює з нерезидентами, слід взяти до уваги наступне: як і договір (контракт) зовнішньоекономічної діяльності, так і акт виконаних робіт (наданих послуг) належить складати в простій письмовій формі, якщо інше не передбачено міжнародним договором України чи законом.
Як правило, акт про надання послуг у сфері зовнішньоекономічної діяльності оформлюють двома мовами – українською та мовою країни нерезидента (або англійською). При цьому акти виконаних робіт (наданих послуг), складені іноземною мовою, мають бути перекладені на українську мову. Переклад засвідчує підписом особа, яка здійснила переклад, справжність підпису перекладача засвідчують нотаріально.
Акт виконаних робіт (наданих послуг) складають у валюті, у якій мають здійснюватися розрахунки відповідно до контракту, й одночасно в національній валюті (роз'яснення з категорії 112.02 розділу "Запитання – відповіді з Бази знань" ЗІР (zir.tax.gov.ua)).
Під час складання первинки в електронній формі завважте, що датою операції вважатиметься сама дата складання такого первинного документа, який містить відомості про господарську операцію, незалежно від дати накладення електронних підписів (див. ІПК ДПС від 17.03.2020 р. № 1112/6/99-00-07-03-02-06/ІПК та лист Мінфіну від 14.02.2020 р. № 35210-01-2/5016).
Фізична особа, яка провадить незалежну професійну діяльність, може надати клієнтові на його вимогу складений у довільній формі документ, який підтверджує факт наданої послуги чи виконаної роботи (роз'яснення з категорії 109.03 розділу "Запитання – відповіді з Бази знань" ЗІР (zir.tax.gov.ua)).
Наприкінці, звертаємо Вашу увагу, що оформлення документів для ФОП у цілому підпорядковано загальним вимогам – вони мають бути складені або ж у нормативно визначеній формі, або ж у довільній із зазначенням обов'язкових реквізитів.
Документи, на кшталт підтвердження зв'язку витрат із діяльністю, ФОП має складати самостійно з урахуванням загальних вимог ділового документообігу, що встановлені і для юросіб (див. лист Мінфіну від 06.10.2021 р. № 41010-07-10/30597).
Як кажуть, попереджений – це озброєний. Готуйтесь до перевірок, а адвокати нашої компанії допоможуть Вам вирішити спірні питання.
